Secretaria Virtual Chile

Gestiona tus tareas sin perder el foco de tu actividad principal

Ya seas empresario o no, seguro que te preguntas qué recursos vas a necesitar para hacer esa realidad esa idea o proyecto que tienes entre manos. Tranquilo, es lo más normal del mundo y la respuesta no siempre es fácil. Lo que sí que te puedo decir es que, para no perder el camino y hacer lo que realmente es importante para tu negocio, tienes que centrarte y dedicar tiempo a establecer un orden y una estrategia. ¿Cómo conseguir gestionar todos tus proyectos y tareas sin perder el foco de tu actividad principal? Aquí te dejo varias claves que a mí me funcionan:

·        Productividad: El primer paso es enfocarte al 100% en tu productividad personal y aplicar el principio básico de la productividad: la priorización de tareas (evitando distracciones) y centrarte en lo que realmente es importante (hay muchos ebooks y libros de emprendimiento que hablan sobre este principio).

·        Organización: El segundo paso es ser muy organizado. Para conseguir esa organización primero tienes que saber qué tareas tienes que hacer, por qué las tienes que hacer, cuándo realizarlas y cómo realizarlas.

·        Planificación: El tercer paso es ser capaz de planificar. El objetivo es adelantarte a posibles oportunidades o problemas que vayan a surgir y establecer soluciones y rutas de trabajo (cuando te vas de viaje (lejos), viene muy bien establecer un ruta y hacer un mapa con las paradas para evitar retrasos o perder aviones, trenes o autobuses ¿Verdad? Haz lo mismo con tu negocio).

·        Delegación: El cuarto y último paso es ser capaz de delegar. En la sociedad en la que vivimos, con Internet a la cabeza, ser multitarea no funciona. De hecho, solo consigues ralentizar y atascar tus proyectos y la realización de tareas. Tienes que ser capaz de delegar los temas más «controlables» de tu negocio a otras personas y «confiar» es su buen hacer (aunque es lógico empezar con algo de miedo).

Qué es una secretaria virtual, en qué te ayuda y para qué sirve

Lo primero he de recalcar que una secretaria virtual no es un robot (la palabra «virtual» puede confundir). Se trata de una persona de carne y hueso que trabaja de forma virtual desde otro sitio (es decir, no trabaja en tu oficina físicamente) y que está totalmente equipada para gestionar tus tareas de manera virtual y en remoto. Además, una secretaria virtual no es un trabajador por cuenta ajena que tienes en plantilla, sino que es un profesional freelance en la que externalizas un trabajo o una serie de tareas.

En definitiva, una persona que trabaja por horas para ti, en base a lo que tú y tu negocio necesitáis en cada momento (es escalable). Son profesionales especializados en la organización, planificación, y gestión administrativa, que trabajan para ti desde su propia oficina y que disponen de conocimientos y experiencia que tu no puedes aportar a tus clientes. Gracias a su trabajo, podrás automatizar y estandarizar los procesos administrativos de tu negocio, liberándote de las tareas administrativas y aportando una mejor imagen a tus clientes actuales y a los futuros. ¿No es suficiente? Deja que te muestre algunas situaciones en las debes pasar a la acción y tomar la decisión de contratar una secretaria virtual:

·        El alto número de tareas diarias hace muy difícil la organización: Tienes infinidad de tareas que realizar en tu día a día y, aunque lo has intentando, te cuesta mucho encontrar esa organización y el orden que necesitas para seguir creciendo.

·        Estás pasando por un mal momento personal o profesional: Estás en una situación de estrés por acumulación de trabajo o problemas personales y, por mucho que te esfuerzas, todo te sale mal y no puedes enfocarte en tu actividad principal. De hecho, has llegado a perder el control y no sabes por dónde ni cómo empezar.

·        Vas de fuego en fuego: Aunque te esfuerzas mucho, las tareas no te dejan casi respirar y no te permiten avanzar. Tu día consiste, básicamente, en apagar fuegos y gestionar las tareas urgentes.

·        Quieres que tu negocio suba de nivel: Ha llegado el momento de expandir tu negocio y quieres lanzar un nuevo producto o servicio, pero eres consciente que el extra de trabajo que entraría sería un problema de gestión importante.

·        Trabajas mucho y estás buscando la manera de tener más tiempo libre: En este caso es muy probable que, después de muchos años trabajando muy duro, hayas decidido tomarte un tiempo para ti o simplemente tener más tiempo libre para tus cosas (también puedes estar buscando el ser más productivo y optimizar tu tiempo).

Ventajas de contratar a una secretaria virtual para tu negocio

Si te has visto reflejado en alguno de los escenarios o situaciones anteriores, entonces te interesa estar muy atento a las ventajas que puede aportar una asistenta virtual cualificada a ti y a tu negocio. Si decides poner una secretaria virtual en tu vida estarás obteniendo un ahorro de costes inmediato, optimizando tu tiempo (también el tiempo libre), ofreciendo una imagen más profesional a tus clientes e informado de todo lo que ocurra (correos, llamadas, etc) en tiempo real ¿Qué más quieres? De todas maneras, quiero explicarte las ventajas más destacadas que veo en un servicio de oficina virtual con secretaria:

·        Tener a mano una persona de confianza: En los negocios es clave la confiaza (tanto dentro de como fuera) y tener a una «mano derecha» y un apoyo y motivación constante te ayudará a estar más tranquilo y perseguir y conseguir tus objetivos.

·        Enfocar esfuerzos en los que realmente sabes hacer: Seamos serios, no todos valemos para coger llamadas o contestar correos y comentarios. De hecho, aunque se te diese bien, es una labor que desgasta mucho y que mal hecho consume mucho tiempo, por lo que contratar a una secretaria virtual que te de libertad para gestionar tu tiempo y emplearlo en tareas más prioritarias para tu negocio significa que podrás optimizar tu tiempo al máximo.

·        Organizar y planificar las tareas diarias de forma eficiente: Contratar una oficina virtual con personal cualificado mejora la organización y planificación de tu día a día.

·        Ahorrar gastos de contratación de personal: ¿Estabas pensando en contratar a personas? Seguridad social, días de vacaciones, cargas sociales, equipamiento y un largo etc. Si te decides por las secretarias virtuales sólo pagas por el tiempo dedicado (ni un euro más) y, cuando terminan las horas o la tarifa contratadas, se acabó.

·        Tener un trabajador atento 24 horas al día y los 365 días del año: Algunos servicios de oficina virtual con secretaria online se tarifica por llamadas o por horas, por lo que puedes establecer que su trabajo sea los 365 días del año. Te saldrá más caro, sí, pero podrás tener una ventana competitiva al atender todos los días del año.

Servicios habituales de secretaria virtuales para empresas o autónomos

Una vez que tienes qué es una secretaria virtual y las ventajas que ofrece a tu negocio, es importante que sepas qué te vas a encontrar si decides contratar este tipo de servicio. Enfocadas en pequeñas empresas o autónomos (las medianas y grandes empresas suelen tener su propia secretaria física), tienes un gran abanico de opciones que es mejor que entiendas antes de decidirte por un servicio u otro. Estos son los servicios de oficina virutal más habituales:

·        Atención telefónica: Servicio de secretaria virtual para pymes y autónomos atendiendo las llamadas entrantes como si se tratase de tu propia oficina. Lo hacen, además, con el nombre de tu empresa (por ejemplo «Consulta del Dr. Martínez, buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?). Tras cada llamada atendida el sistema te envía, de forma automática, un email informando de quién te ha llamado y los datos facilitados. Además, podrás expandir tu negocio y proyectar una imagen corporativa y global con números telefónicos en diferentes partes del mundo.

·        Disponibilidad 24 horas: La atención personalizada 24 horas al día y 365 días del año para tu negocio te permite mejorar la imagen de tu empresa, reduciendo los tiempos de gestión y, sobre todo, no perder ninguna llamada de clientes potenciales. Algunos proveedores también disponen de gestión telefónica para servicios de emergencias, que incluso avisan a tus técnicos si así lo deseas.

·        Gestión de Agenda: Tu «secretaria» anotará las citas en una agenda personalizada, a la cual tendrás acceso directo (y online) para ver las citas, visitas o llamadas las 24 horas del día.

·        Encuestas de satisfacción: Hay proveedores que ofrecer verificaciones de calidad, mediante las cuales las operadoras realizan una encuesta de calidad para verificar la satisfacción del cliente con el producto (siempre respetando la seguridad y confidencialidad de las grabaciones).

·        Toma de pedidos: La obtención del pedido y el proceso de pago es el objetivo final de cualquier actividad de ventas, por lo que hay empresas que ofrecen un servicio de toma de pedidos para tiendas online.

·        Desvío de llamadas de tu móvil: ¿Has tenido un problema repentino y no puedes atender ni una llamada más? Tranquilo, podrás desviar tu teléfono fijo o móvil al centro de llamadas cuando quieras, tantas veces como necesites.

·        Confirmación de eventos: ¿Has planificado un evento y quieres confirmar la asistencia? Este servicio realizará llamadas telefónicas para confirmar la recepción de las invitaciones y confirmar la asistencia de los invitados (incluso para presentar el evento a otras personas).

·        Acceso a oficinas y salas de conferencia (físicas): Hay algunas empresas que ofrecen un servicio mucho más completo y alquilan salas de juntas equipadas y oficinas amuebladas por horas o días.

·        Recepción, almacenamiento y reenvío de tu correspondencia: Algunos proveedores de oficinas virtuales se encargan de recoger, almacenar y enviarte (en formato digital) tu correspondencia a cualquier parte del mundo.

·        Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

·        Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

·        Servicios de asistencia multilenguaje: ¿Quieres crecer en otros países pero el idioma es un obstáculo? Hay servicios de atención bilingüe a clientes que harán las delicias de cualquier pyme o autónomo que se quiera hacer visible en otros países.

La contratación de una SecretariaVirtual Chile para su empresa lo ayuda a ganar más tiempo para hacer las tareas que realmente hacen dinero. Eso es seguramente lo más importante que quiere saber.

Muchos propietarios de negocios o empresarios de Internet hoy todavía intentan hacer ciento y una cosas cada día, incluidas aquellas tareas que llevan mucho tiempo y que no deberían estar haciendo. Si eso le está sucediendo a usted, debería considerar contratar a una SecretariaVirtual Chile verdaderamente calificada y altamente calificada para que lo ayude a construir su negocio.

Si bien puede pensar que no hay nadie más que pueda hacer las tareas mejor que usted, la manera inteligente de delegar las tareas a otras personas sigue siendo contratar los servicios de una SecretariaVirtual Chile .

Una vez más, estas preguntas pueden llegar a su mente: ¿Qué es realmente una SecretariaVirtual Chile ? ¿Qué cosas pueden hacer? ¿O cómo encuentra una altamente calificada y experimentada? A continuación se encuentran las respuestas importantes a estas preguntas que pueden ayudarle.

¿Qué es una SecretariaVirtual Chile ?

Una SecretariaVirtual Chile, o también conocida como asistente de oficina virtual, es una experta administrativa. Ella se especializa en brindar a los clientes un apoyo administrativo o de oficina, en una relación de colaboración. Es como contratar a su propio asistente personal en un sentido tradicional.

Lo innovador es que la SecretariaVirtual Chile  trabaja para Usted en una oficina remota, utilizando los últimos avances en tecnología y herramientas de comunicación rápidas para hacer el trabajo por usted.

La contratación de una SecretariaVirtual Chile  es cada vez más común en estos días. Veamos por qué es eso.

Durante estos tiempos, muchas personas piensan en comenzar su propia compañía, debido al hecho de que un "trabajo regular" ya no les proporciona lo suficiente para vivir cómodamente.

Sin embargo, las personas que hacen negocios por sí mismas a menudo les resulta demasiado difícil realizar todas las tareas involucradas en la gestión de la empresa, principalmente los trabajos cotidianos como atención al cliente, administración de correo electrónico, recepción de llamadas, datos de entrada y procesamiento, y cualquiera de los "trabajos duros" que parecen consumir la mayor parte del día de trabajo.

¡En estos casos, subcontratar tales tareas a una SecretariaVirtual Chile  puede ser un excelente pensamiento! Pero eso plantea la cuestión de cómo decidir sobre la persona adecuada para el trabajo. Si está considerando contratar a una SecretariaVirtual Chile , es esencial que primero haga un inventario de los deberes que desea subcontratar. Es vital que tenga una descripción definitiva de los servicios requeridos. Al obtener el listado y el esquema, busque los servicios de una SecretariaVirtual Chile.

Una buena SecretariaVirtual Chile  puede trabajar desde cualquier lugar del mundo, lo cual es una de las muchas razones por las que esta propuesta es una buena idea. Sin embargo, ella debe tener todas las habilidades y la experiencia tecnológica que sean necesarias para el trabajo que usted contratará.

Por ejemplo, cuando utiliza una SecretariaVirtual Chile  para la contabilidad, ella debe estar lo suficientemente familiarizada con el software de contabilidad más reciente, las leyes relacionadas y los principios contables, para poder realizar la tarea de manera satisfactoria.

Fuente: ignaciosantiago . com

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